1. Ce proces vrei să îmbunătățești?
Alege un flux concret: de la solicitarea unui client până la ofertă, sau de la comandă până la livrare. Scrie etapele și persoana responsabilă pentru fiecare. O listă de aplicații nu poate înlocui această clarificare.
Exercițiu: urmărește o comandă recentă. Notează unde a fost copiată informația, unde s-a așteptat un răspuns și unde s-a pierdut contextul. Aceste puncte devin cerințe pentru sistem.
2. Care sunt informațiile esențiale?
Pornește de la deciziile pe care trebuie să le iei. Pentru a urmări o ofertă, ai nevoie de client, responsabil, etapă și următoarea acțiune. Câmpurile care nu susțin o decizie sau o activitate pot îngreuna folosirea sistemului.
Stabilește și cine menține datele: cine creează un client, cine actualizează starea și cum sunt corectate dublurile.
3. Cine îl va folosi în fiecare zi?
Implică oamenii care fac munca. Un proces potrivit pentru manager poate fi greu de utilizat de către un coleg din teren. Cere-le să parcurgă o situație reală într-un demo, de pe dispozitivul pe care lucrează de obicei.
4. Cum intră și ies datele?
Verifică importul datelor existente, exportul și legăturile cu instrumentele deja folosite. Include timpul pentru curățarea datelor, configurare și instruire în evaluarea implementării.
5. Cum vei evalua pilotul?
Alege un proces și un grup mic de utilizatori. Stabilește înainte de lansare ce urmărești: solicitări fără responsabil, informații lipsă sau timpul necesar pregătirii unei oferte.
La finalul pilotului, discută ce s-a simplificat, ce se face încă în afara sistemului și de ce. Extinderea are sens după ce acest flux este utilizabil și responsabilitățile sunt înțelese.